Намагайтесь тримати все під контролем
Порушення службової етики серед працівників часто виникає внаслідок недбалості керівництва. Вчасне виявлення та припинення неправомірної ситуації дозволить уникнути їх повторення в майбутньому.
Під особливим контролем слід тримати працівників, що займаються готівковими та безготівковими операціями, нараховують заробітну плату та ведуть облік товарних цінностей. Найкращим рішенням буде призначення відповідальної особи, яка перевірятиме правильність ведення фінансової звітності. Також можна перекласти цю функцію на окрему бухгалтерську фірму.
Проводьте регулярну інвентаризацію грошових коштів компанії та періодично змінюйте працівників, що перебувають на ризикових посадах. Слідкуйте, щоб кошти фірми не знаходились у розпорядженні однієї особи.
Слідкуйте за моральним кліматом
Працівники схильні привласнювати активи компанії і внутрішньо виправдовувати такі дії, якщо вони вважають, що керівництво поводиться з ними несправедливо, або що їх зусилля не винагороджуються належним чином.
Постійно займайтеся моніторингом морального клімату в компанії, особливо серед тих працівників, які мають безпосередній доступ до цінностей.
Уникайте зон ризику
Намагайтесь бути в курсі матеріального становища ваших працівників. Складна сімейна ситуація може підштовхнути робітника до крадіжки. Прорахуйте можливі зони ризику підлеглих, такі як кредитні зобов’язання, необхідність витрат на лікування, тощо. Звертайте увагу на дорогі покупки, які здійснюють працівники з невеликими доходами. Особливо ті, що мають безпосереднє відношення до керування коштами компанії.
Сформувавши власний бухгалтерський відділ, керівники підприємств дуже часто розчаровуються в якості ведення бухгалтерії. Можливі найрізноманітніші проблеми: від неефективності процесів до шахрайства зі сторони працівників. Неякісне ведення бухгалтерського обліку – ризик для підприємства, який напряму пов’язаний з накладанням штрафів під час податкових перевірок та фінансовими втратами.
Якщо вам знайомі ці проблеми, можете розглянути інший варіант керування коштами підприємства – аутсорсинг бухгалтерії. Розшифруємо це поняття.
Раніше власники копаній могли вести бухгалтерський облік трьома способами:
- Виконувати повноваження бухгалтера самостійно;
- Наймати працівника на півставки;
- Формувати повноцінний бухгалтерський відділ з одним або кількома працівниками.
Сьогодні з’явився альтернативний спосіб ведення фінансових справ – аутсорс-бухгалтерія. Завдяки хмарним сховищам та віддаленим комп’ютерним платформам, бухгалтерські справи тепер можна вести на відстані, що відкриває нові горизонти для власників бізнесу. Розглянемо основні відмінності між класичним бухгалтерським відділом та аутсорсинговою бухгалтерією.
Власна бухгалтерія вимагає виконання багатьох додаткових завдань, що лягають на плечі власника компанії. По-перше, це витрати на утримання штату, по-друге, пошук кадрів та їх постійна плинність. Крім того, доводиться мати справу з бухгалтерськими помилками та навіть шахрайством. Як правило, компанія не має в арсеналі резервних співробітників, тому у випадку хвороби чи відпустки головного бухгалтера, його обов’язки покладаються на керівника.
Бухгалтерський аутсорсинг дозволяє зменшити ризики та впорядкувати фінансові справи компанії. Оптимізація процесів, створення ефективних бізнес-рішень, прозорість грошового обігу – основні переваги даної послуги.
Коли керівнику варто скористатись бухгалтерським аутсорсингом?
Існує перелік ознак, які вказують на те, що час доручити бухгалтерію аутсорсинговій компанії:
- Ви, як директор, витрачаєте занадто багато часу на бухгалтерські питання, й через це затримується досягнення основних цілей підприємства;
- Присутній неефективний розподіл обов’язків в офісі;
- Відсутній запасний план на випадок втрати штатного бухгалтера з тих чи інших причин;
- Фінансові звіти Вашого підприємства відповідають податковим вимогам та чинному законодавству, проте не несуть позитивного впливу на управління бізнесом;
- Бізнес розширюється, а прозорість грошового потоку залишає місце для сумнівів.
Співпраця з аутсорсинговими бухгалтерськими компаніями передбачає повне або часткове передання функцій бухгалтерії у будь-який момент існування підприємства. Вона допоможе налагодити і систематизувати бізнес-процеси роботи бухгалтерії, а також посприяє фінансовому розвитку Вашої компанії в майбутньому.
Якщо ви зіткнулися із застоєм у бухгалтерських справах власної компанії, краще всього скористатись послугою бухгалтерського аутсорсингу. При цьому важливо правильно вибрати компанію, якій можна довірити свої фінансові справи.
Слід врахувати наступні аспекти:
- Наявність прихованих витрат. Підписуючи договір, дізнайтесь про повний спектр послуг, які пропонує аутсорсингова компанія. Таким чином ви уникнете додаткових витрат.
- Комплексний підхід. Обирайте пакет послуг, який задовольнить всі потреби вашого бізнесу, щоб не довелось виконувати частину роботи самостійно.
- Кваліфікація працівників. Перевіряйте професійність працівників компанії, з якою плануєте укласти договір. Дізнайтесь, чи достатньо у неї співробітників та чи є резерв на випадок непередбачуваних ситуацій.
Правильний вибір компанії для ведення аутсорс-бухгалтерії – основа успішного ведення фінансових справ вашої компанії.
В мене ще місяць не закритий
Чи доводилося вам, звернувшись, скажімо, 10 числа до вашого бухгалтера з питанням про результати попереднього місяця, у відповідь чути цю фразу? Нашим клієнтам – не один раз.
Точно розрахувати багато показників, таких як собівартість продукції, витрати, прибуток, податки до сплати, можна тільки тоді, коли отримані всі документи, і враховані всі витрати, які належать до звітного періоду. А це не завжди можна зробити швидко. Наприклад, рахунки за послуги зв’язку, оренду, комунальні платежі, і багато інших бухгалтер отримає, в кращому випадку через тиждень – півтора після закінчення місяця. А буває, що і набагато пізніше. Але ж ці дані ще потрібно ввести в комп’ютер, і зробити масу маніпуляцій, щоб нарешті отримати заповітні цифри.
Виходить, бухгалтер прав, відмовляючи вам в отриманні інформації, яка так потрібна вам, щоб прийняти важливе рішення саме зараз?
Ні! Абсолютно!
Просто він не знає про відмінності між податковим та управлінським обліком, або просто він не хоче обтяжувати себе зайвою, з його точки зору, роботою.
Пояснимо більш детально.
По-перше, кожен бухгалтер навчений рахувати з точністю до гривні. І багато хто робить це завжди, незалежно від того, чи потрібна дійсно така точність. А й насправді, де вона потрібна? Ніде, окрім як у податковій декларації.
Дійсно, якщо ваш бухгалтер сказав вам, що прибуток вашої компанії дорівнює 1 000 000 грн., Наскільки сильно вас схвилює, якщо він раптом виявиться, скажімо, 990 000 грн. або 1 010 000 грн.? Ця відмінність в 1 відсоток навряд чи вплине на ваші управлінські рішення. А ось для бухгалтера цей один відсоток може означати додатково два тижні роботи.
Для будь-якого керівника важливо своєчасно отримувати необхідну інформацію. Краще, щоб вона була в цю хвилину, нехай з похибкою, аніж абсолютно точна через тиждень.
По-друге, багато бухгалтерів намагаються проводити економічний аналіз діяльності, використовую виробничу, або навіть «повну», собівартість продукції, не підозрюючи про те, що робити цього не слід. В результаті керівник отримує інформацію не тільки з запізненням, але часто не релевантну.
Щоб приймати своєчасні управлінські рішення, потрібно використовувати такі інструменти як сценарний та маржинальний аналіз, а також маржинальний аналіз з обмеженнями.
Для початку, оберіть 2-4 ключових для управління компанією показники (наприклад, доходи, виробничі витрати, податки) та доручіть бухгалтерії надавати регулярні звіти за цими показниками. Слідкуйте, щоб усі цифри були з поясненням, щоб переконатись, що вони не взяті «зі стелі». Будьте наполегливі, вимагаючи обґрунтування даних, так як можете зіткнутись з опором з боку працівника. Кваліфікований бухгалтер ніколи не відмовить у створенні своєчасного прогнозу, навіть якщо на даний момент він буде не досить точним.
Щоб бути впевненим у ефективності ведення фінансових справ власної компанії та налагодити якісну систему управлінського обліку, рекомендуємо скористатись послугами досвідченого фінансового консультанта.
