Приклади нашої роботи (до та після)

Зміст сторінки

Кейс №1

Головний бухгалтер під час вступу на роботу, приховала відсутність у неї необхідної кваліфікації і досвіду роботи в даній галузі, довіру при прийнятті на роботу бухгалтер заслужив виходячи з запису в трудовій книзі про зайняття посади замісником головного бухгалтера протягом 16 років в одній і тій же компанії

Протягом декількох місяців їй вдавалося приховувати свою некомпетентність, перекладаючи вину за проблеми на помічника бухгалтера. Протягом цього часу облік на підпиємстві вівся зі значними порушеннями, і лише коли активно почали надходити повідомлення зі штрафами  і коли викриття стало виглядати неминучим, головний бухгалтер поспішно звільнилася.

На жаль, керівник підприємства не зміг вчасно зрозуміти, що за людину взяв на роботу. А зрозумівши, хоч і з запізненням, звернувся в нашу компанію.

Наш ідії

Перевірили стан бухгалтерського обліку за період роботи головного бухгалтера

Відновили первинні документи, вірно перепровели документи, зробили коригування податкових накладних, подали уточнюючі до звітів, розробили і впровадили, адекватну облікову політику. Протягом 4х років плідно працюємо з даною компанією коригуючи роботу помічника бухгалтера. За рахунок введення електронного документообороту значно скоротили навантаження на бухгалтера, що дало можливість при збільшенні оборотів компанії та документообороті не залучати додаткових трудових ресурсів

Поширені ситуації та проблеми в роботі з бухгалтерією на підприємствах. Чому при відсутності форс-мажорних обставин бухгалтерія не справляється з необхідним обсягом роботи? Може тому, що робота організована неправильно? Може головний бухгалтер просто не вміє керувати вже наявними ресурсами? А може, наявні співробітники не можуть впоратися з роботою через відсутність необхідних навичок? Якщо так, то збільшення кількості співробітників тільки ще більше збільшить хаос.

Кейс №2

Бухгалтерія меблевої великої компанії  складалася з 6 чоловік, четверо з яких займалися проведенням видаткових накладних та складських документів. Бухгалтерам доводилося працювати по 9 – 10 годин, 6 днів на тиждень. Проте, вони не встигали вводити документи. Відставання становило пару днів, це катастрофічно впливало на реальну інформацію про складські дані та розрахунки з клієнтами.

Наші колеги проаналізували ситуацію та робочий процес по роботі з первинними документами, період та схему передачі документів в бухгалтерію. Встановили причину, через велику загруженість працівників складу та відділу збуту, документи по відгрузці та замінам номенклатури передавалися в бухгалтерію з запізненням один-два дні. Коли первинні документи потрапляли  в бухгалтерію, бухгалтери повинні були звірити кількість товару, прийнятого покупцями, з кількістю відвантаженого і повернутого товару чи заміненого. Часто при цьому виявлялися розбіжності, причини яких бухгалтери не знали, і не могли з’ясувати, оскільки працівники складу або ж менеджера в цей час були зайняті і не могли вчасно реагувати на дзвінки та перевірити інформацію. Виникало замкнене коло. Це і було причиною того, що бухгалтерія витрачала занадто багато часу на рутинну задачу, а документи проводилися з великим запізненням, не кажучи вже про те, що регулярно виникали недостачі товару та питання по реальних розрахунках з контрагентами.

Вирішення проблеми було слідуючим

Ми запропонували клієнту скоротити двох бухгалтерів, а робоче місце двох бухгалтерів змінили на місце на складі та місце в відділі збуту, це дало можливість усі спірні питання з’ясовувати на місці, та оперативно проводити первинні документи

У результаті, документи проводилися день у день, по факту здійснення операцій, а при скороченні кількості працівників працівники бухгалтерії встигали опрацьовувати документацію протягом робочого часу 5 днів.

Кейс №3

Перевіряючи стан податкового обліку у одного з наших нових клієнтів – імпортера, ми виявили, що в обліку відображені абсолютно незрозумілі суми курсових різниць. Ми перевірили, і з’ясували, що бухгалтер, який відповідав за облік валютних операцій, не вводив в програму курси валют на кожну дату операції, що необхідно робити для коректної роботи. В результаті собівартість імпортної продукції була істотно викривлена.

Вчасно перевіривши та виправивши ситуацію, компанія уникнула донарахувань податків та штрафів на суму більше 1,5 млн грн.

Кейс №4

До переходу на віддалене бухгалтерське супроводження  стаття витрат на бухгалтерію у нашого клієнта становила 40 тис. грн.

Проаналізувавши організацію роботи, ми трішки переглянули та перерозподілили функціональні обов’язки, а саме, весь пакет на відгрузку товарів лягав на плечі відповідального менеджера за дану продажу, що сприяло вчасному відображенню в базі даної операції та наявності оригіналів документів. Всі інші обов’язки виконувала віддалена бухгалтерія, при цьому витрати на обслуговування бухгалтерії та податки на заробітну плату бухгалтерії більше не входили до витрат замовника, таким чином стаття витрат на бухгалтерські послуги наданий час становить у клієнта 8 тис грн.

Кейс №5

Організація бізнеса нашого клієнта на основі родинних відносин де 20% працівників були частиною однієї родини з власником стала для нього фатальною.

Доступ до усіх процесів роботи та інформації членів родини і багатьох інших працівників сприяла бажанню організувати паралельно свій такий же бізнес та переводити клієнтів і продажі на іншу компанію

Нажаль клієнт звернувся до нас коли велика частина його клієнтів перейшла на іншу компанію а комерційні таємниці стали не таємницями

Наші дії

Ми допомогли розмежувати функціональні обов’язки та доступ до інформації  працівників відділу збуту, бухгалтерії та фінансово-економічного відділу

Запровадили на підприємстві віддалений сервер з обмеженим доступом в в розрізі функціональних обов’язків використовуючи слідуючі програми: 1С УПП 8.3, Бітрікс 24, Бінотел, Вчасно, Арт-ЗВІТ.

Віддаленість працівників бухгалтерії та відсутність будь яких відносин з працівниками підприємства не дає можливості заводити «дружні відносини» та спонукати до поганих дій.

Ще один негативний приклад роботи єдиного бухгалтера та повній довірі керівника

Єдиний бухгалтер, хто крім контролюючих органів може перевірити чи проаналізувати роботу єдиного бухгалтера , особливо коли попрацювавши на підприємстві більше 5 років і заслуживши повну довіру керівників. Та бухгалтер вирішив що отримувати оплату можна не лише від керівника свого підприємства а ще й від конкурентів, акуратно «зливаючи»  інформацію

Ситуація безконтрольності провокує працівників на порушення службової етики. Якщо ці порушення не були вчасно виявлені і припинені, вони можуть перерости в навмисні зловживання

Працівники схильні привласнювати активи компанії і внутрішньо виправдовувати такі дії, якщо вони вважають, що керівництво поводиться з ними несправедливо, або що їх зусилля не винагороджуються належним чином.

Якщо Ви зіштовхнулися з подібними проблемами, розгляньте альтернативний варіант – передачу бухгалтерії на аутсорс

Існує перелік ознак, які вказують на те, що час доручити бухгалтерію аутсорсинговій компанії:

  1. Ви, як директор, витрачаєте занадто багато часу на бухгалтерські питання, й через це затримується досягнення основних цілей підприємства; 
  2. Присутній неефективний розподіл обов’язків в офісі; 
  3. Відсутній запасний план на випадок втрати штатного бухгалтера з тих чи інших причин; 
  4. Фінансові звіти Вашого підприємства відповідають податковим вимогам та чинному законодавству, проте не несуть позитивного впливу на управління бізнесом; 
  5. Бізнес розширюється, а прозорість грошового потоку залишає місце для сумнівів.

Співпраця з аутсорсинговими бухгалтерськими компаніями передбачає повне або часткове передання функцій бухгалтерії у будь-який момент існування підприємства. Вона допоможе налагодити і систематизувати бізнес-процеси роботи бухгалтерії, а також посприяє фінансовому розвитку Вашої компанії в майбутньому.

Кейс №6

Клієнт у якого вся діяльність ведеться з орендованого офісу та складу , де інтернет продажі складали  лише 10% від загального обороту, при введенні карантину продажі скоротились на 50%, так як офіс та склад закрили.

Ми запропонували клієнту зробити акцент на інтернет продажі, при цьому збільшивши контроль на усіх етапах роботи

Для CRM, відстеження замовлень, та контроля дзвінків  використали програму Бітрікс, для докуметообороту та ефективної роботи бухгалтерії використали програму Вчасно, для формування документів, ведення оперативного та бухгалтерського обліку (залишки на складах, каса, банк, взаєморозрахунки з покупцями та постачальниками, облік в розрізі проектів, нарахування зарплати, складання звітності) використали віддалений сервер

Таким чином усі основні задачі для я ведення бізнесу автоматизовано:

  • Облік бізнесу в повному обсязі;
  • Відстеження замовлень та оплат покупців;
  • Організація дзвінків (з переключенням/підключенням на інших працівників);
  • Підписання документів з клієнтами (договори, Акти виконаних робіт);
  • Подання звітності ТОВ;
  • Комунікація з робітниками;
  • Формування доставки.

Отож всі процеси можна віртуалізувати, при цьому переведення офісних працівників на віддаленуроботу скоротило частину витрат на оренду офісних приміщень, на закупівлю (підтримку) мережевої інфраструктури та інше.

Кейс №7

Як було «до»: Торгівля відбувається у власній маленькій крамниці. Склад знаходиться в крамниці, або в окремому приміщенні. Замовлення постачальникам роблять по телефону, або на особистій зустрічі.

Оперативний облік залишків ведеться в «сірій» 1С, а замовлення постачальникам — на папері. Звітність СПД складає та подає бухгалтер на аутсорсі.

При зачиненні крамниці на карантин продажі впали на 100%.

Як стало: крамницю зачинено, продаж відбувається через групи в Facebook, Viber та/або Telegram.
Замовлення постачальникам робляться через електронну пошту, по телефону, або через інтернет-магазин постачальника.

Які офісні задачі треба вирішувати:

  • Облік залишків товару та своєчасне їх поповнення;
  • Відстеження оплат покупців;
  • Подання звітності СПД;
  • Комунікація з робітниками.

Які засоби для цього використовуються:

Програмний засіб

Функції


Групи «продажів» в Facebook, Viber, Telegram

Відстеження замовлень

Чати в Telegram та/або Viber

Комунікація з робітниками

Google Docs

Формування списків доставки та замовлень

BookKeeper SaaS

Ведення обліку (залишки на складах, каса, банк, взаєморозрахунки з постачальниками та покупцями, нарахування зарплати, складання звітності)

Крім підприємця, ще один працівник має доступ до складських операцій бази. Обидва працюють віддалено

Програма подання звітності Соната

Подання звітності дистанційно без візиту до податкової. Програма інтегрована з BookKeeper