В документах повинна буди наступна інформація:

• назва підприємства;
• назва документа;
• місце та дата складання;
• зміст господарської операції, одиниці виміру;
• посада, прізвища, ім’я, по батькові відповідальної особи, що здійснює операцію;
• у разі необхідності відбиток печатки.

Крім указаних вище, можуть буди вказані ще додаткові реквізити:

• ідентифікаційний код підприємства із державного реєстру;
• довіреність, що засвідчує одержувача;
• номер документа.

При заповнені бланків сурової звітності не допускаються помарки та виправлення. За правдивість інформації, яка вказана в документі, несе особа, яка підписала та склала документ.

Правильно оформлений документ має юридичну силу. Вони можуть бути як у паперовому так і в електронному вигляді.

Електронний документ теж має юридичну силу, якщо від правильно оформленій та містить електронний підпис.

Перелік основних видів первинних документів:

• видаткова накладна;
• товарно – транспорта накладна;
• бухгалтерська довідка;
• рахунок-фактура;
• акт виконаних робіт;
• касовий ордер

Крім перерахованих можуть бути ще і інші документи.

Всі документи складаються державною – українською мовою.

Зберігання

Як зберігати бухгалтерську документацію вказано в Положенні № 88, а строки зберігання в Наказі № 578/5 від 12.04.2012 року «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій».

Для того, щоб документи не псувались та не губились треба на підприємстві створити необхідні умови зберігання. Згідно п. 6 Положення № 88 первинна документація повинна знаходитись у спеціалізованих приміщеннях або у закритих шафах, бланки сурової звітності в металевих шафах або сейфах. За збереження фінансових документів відповідальність несе власних або уповноважена особа. 

Крім вказаних вище наказів про обов’язок збереження первинних документів, в Податковому кодексі зазначено, що фінансова податкова, звітність згідно з якою нараховуються податки і збори, необхідно зберігати в установлені Наказом № 578/5 строки.

Консультації з питання створення та зберігання документації пропонують аутсорсингові компанії. Однією з таких в Україні є компанія «НОРНІ». Команда «НОРНІ» пропонує повний комплект послуг по веденню бухгалтерського та податкового обліку, консультаційні послуги по всім цікавих клієнту питанням. Щоб замовити таку послугу необхідно скласти  договір з компанією. Фахівці, згідно договору, беруть на себе відповідальність за супровід з питань ведення фінансової, податкової, бухгалтерської звітності.

Аутсорсинг допомагає представникам середнього, малого бізнесу, невеликим підприємствам заощадити кошти на оплаті заробітної плати бухгалтера, оплаті рахунків за комунальні послуги, оренду офісу, в закупівлі офісної техніки та канцтоварів Крім того, «НОРНІ» дотримується політики не розголошення конфіденційних даних своїх клієнтів. Протягом року обслуговування клієнтів , навіть у разі надання відпустки або хвороби одного фахівця, не припиняється так як інший фахівець компанії буде продовжувати працювати з замовником.