Все більше фахівців бухгалтерів працює на видаленні, тому що такі вимоги сучасної економіки. Це викликано пандемією коронавируса, який змусив більшість підприємств в 2020 році перейти на роботу на дому, через оголошений урядами різних країн карантином.
Так як бухгалтера працюють на видаленні, виникає питання, як контролювати співробітника який перебуває поза офісом і наскільки можливо проконтролювати якість виконуваних ним робіт? Ми перерахуємо кілька основних питань, вирішивши які ви зможете організувати цю роботу.
Принципи роботи:
- необхідно організувати надійну лінію зв’язку. Для цього необхідно обговорити з виконавцем які види зв’язку ви будете використовувати: електронна пошта або мобільний телефон, будь-які чати або месенджери. Для цього необхідний якісний інтернет;
- з виконавцем обумовити завдання. Для цього необхідно укласти договір про бухгалтерський супроводі і в ньому прописати що ви хочете отримати в ході спільної роботи, права та обов’язки сторін, а також відповідальність за невиконання пунктів договору;
- обумовлювати форс – мажорні ситуації, через які можуть виникнути проблеми в ході виконання робіт, наприклад не вчасна здача звітів;
- використовувати CRM системи для контролю за роботою співробітників.
Інструменти для ведення роботи на видаленні.
Незалежно від того як ведеться бухгалтерський облік, в офісі або на видаленні, первинна документація обробляється і накопичується.
- Тому замовник з виконавцем (аутсорсингової компанією), обумовлюють яким способом буде передаватися первинна інформація. Передача даних може відбуватися через електронну пошту, месенджер або за допомогою спеціальних онлайн – систем як Bitrix або Planfix.
- Для керівництва робочим процесом, установки планів роботи, а так само для вирішення різних організаційних питань, за допомогою програми Skype можна проводити відео наради, онлайн – конференції.
На сьогоднішній день сучасні комп’ютерні технології дозволяють це робити в будь-який час з підключенням декількох фахівців одночасно.
- Так само необхідно створити файл для зберігання інформації та обміну документами. Для цього потрібен надійний сервер, завдяки якому можна буде працювати з різною документацією і який забезпечить доступ до первинки замовнику і виконавцю.
- Важливим є також вибір програми, за допомогою якої аутсорсер буде вести бухгалтерський облік. Багато підприємців досі користуються програмою 1С різних версій.
У сучасному світі існує багато інструментів, які допоможуть вам працювати і вести бухгалтерський облік на видаленні. При цьому ставити аутсорсерам завдання і контролювати їх виконання.