Примеры нашей работы (до и после)
Кейс №1
Главный бухгалтер при поступлении на работу, скрыла отсутствие у нее необходимой квалификации и опыта работы в данной отрасли, доверие при приеме на работу бухгалтер заслужил исходя из записи в трудовой книжке о занятии должности заместителем главного бухгалтера в течение 16 лет в одной и той же компании.
В течение нескольких месяцев ей удавалось скрывать свою некомпетентность, перекладывая вину за проблемы на помощника бухгалтера. В течение этого времени учет на пидпиемстви велся со значительными нарушениями, и только когда активно начали поступать сообщения со штрафами и когда разоблачения стало выглядеть неизбежным, главный бухгалтер поспешно уволилась.
К сожалению, руководитель предприятия не смог вовремя понять, что за человек взял на работу. А поняв, хоть и с опозданием, обратился в нашу компанию.
Наши действия
Проверили состояние бухгалтерского учета за период работы главного бухгалтера.
Восстановили первичные документы, верно перепровелы документы, сделали корректировки налоговых накладных, подали уточняющие отчетам, разработали и внедрили, адекватную учетной политике. В течение 4х лет плодотворно работаем с данной компанией корректируя работу помощника бухгалтера. За счет введения электронного документооборота значительно сократили нагрузку на бухгалтера, что позволило при увеличении оборотов компании и документооборот не привлекать к дополнительных трудовых ресурсов.
Распространены ситуации и проблемы в работе с бухгалтерией на предприятиях. Почему при отсутствии форс-мажорных обстоятельств бухгалтерия не справляется с необходимым объемом работы? Может потому, что работа организована неправильно? Главный бухгалтер просто не умеет управлять уже имеющимися ресурсами? А может, имеющиеся сотрудники не справляются с работой из-за отсутствия необходимых навыков? Если так, то увеличение количества сотрудников только еще больше увеличит хаос.
Кейс №2
Бухгалтерия мебельной большой компании состояла из 6 человек, четверо из которых занимались проведением расходных накладных и складских документов. Бухгалтерам приходилось работать по 9 — 10:00, 6 дней в неделю. Однако, они не успевали вводить документы. Отставание составляло пару дней, это катастрофически повлияло на реальную информацию о складских данные и расчеты с клиентами.
Наши коллеги проанализировали ситуацию и рабочий процесс по работе с первичными документами, период и схему передачи документов в бухгалтерию. Установили причину, из-за большого загруженность работников склада и отдела сбыта, документы по видгрузци и заменам номенклатуры передавались в бухгалтерию с опозданием один-два дня. Когда первичные документы попадали в бухгалтерию, бухгалтеры должны были сверить количество товара, принятого покупателями, с количеством отгруженного и возвращенного товара или замененного. Часто при этом оказывались расхождения, причины которых бухгалтеры не знали и не могли выяснить, поскольку работники склада или менеджера в это время были заняты и не могли своевременно реагировать на звонки и проверить информацию. Возникало замкнутый круг. Это и было причиной того, что бухгалтерия тратила слишком много времени на рутинную задачу, а документы проводились с большим опозданием, не говоря уже о том, что регулярно возникали недостачи товара и вопросы по реальным расчетам с контрагентами.
Решение проблемы было следующим
Мы предложили клиенту сократить двух бухгалтеров, а рабочее место двух бухгалтеров изменили на место на складе и место в отделе сбыта, это позволило все спорные вопросы выяснять на месте, и оперативно проводить первичные документы
В результате, документы проводились изо дня в день, по факту совершения операций, а при сокращении количества работников работники бухгалтерии успевали обрабатывать документацию в течение рабочего времени 5 дней.
Кейс №3
Проверяя состояние налогового учета у одного из наших новых клиентов — импортера, мы обнаружили, что в учете отражены абсолютно непонятные суммы курсовых разниц. Мы проверили, и выяснили, что бухгалтер, который отвечал за учет валютных операций, не вводил в программу курсы валют на каждую дату операции, что необходимо делать для корректной работы. В результате себестоимость импортной продукции была существенно искажена.
Вовремя проверив и исправив ситуацию, компания избежала доначислений налогов и штрафов на сумму более 1500000 грн.
Кейс №4
До перехода на отдаленное бухгалтерское сопровождение статья расходов на бухгалтерию у нашего клиента составляла 40 тыс. Грн.
Проанализировав организацию работы, мы немного пересмотрели и перераспределили функциональные обязанности, а именно, весь пакет на отгрузку товаров ложился на плечи ответственного менеджера за данную продажи, что способствовало своевременному отражению в базе данной операции и наличии оригиналов документов. Все остальные обязанности выполняла удаленная бухгалтерия, при этом расходы на обслуживание бухгалтерии и налоги на заработную плату бухгалтерии больше не входили в расходы заказчика, таким образом статья расходов на бухгалтерские услуги предоставленное время составляет у клиента 8 тыс грн.
Кейс №5
Организация бизнеса нашего клиента на основе родственных отношений где 20% работников были частью одной семьи с владельцем стала для него роковой.
Доступ ко всем процессов работы и информации членов семьи и многих других работников способствовала желанию организовать параллельно свой такой же бизнес и переводить клиентов и продажи на другую компанию
К сожалению клиент обратился к нам когда большая часть его клиентов перешла на другую компанию а коммерческие тайны стали не тайнами
Наши действия
Мы помогли разграничить функциональные обязанности и доступ к информации работников отдела сбыта, бухгалтерии и финансово-экономического отдела
Ввели на предприятии удаленный сервер с ограниченным доступом в в разрезе функциональных обязанностей используя следующие программы: 1С УПП 8.3, Битрикс 24 Бинотел, Вовремя Арт-ОТЧЕТ.
Удаленность работников бухгалтерии и отсутствие каких-либо отношений с работниками предприятия не позволяет заводить «дружеские отношения» и побудить к плохим действий.
Еще один негативный пример работы одного бухгалтера и полном доверии руководителя
Единственный бухгалтер, кто кроме контролирующих органов может проверить проанализировать работу единого бухгалтера, особенно когда поработав на предприятии более 5 лет и заслужил полное доверие руководителей. И бухгалтер решил что получать оплату можно не только от руководителя своего предприятия но и от конкурентов, аккуратно «сливая» информацию
Ситуация бесконтрольности провоцирует работников на нарушение служебной этики. Если эти нарушения не были вовремя обнаружены и прекращены, они могут перерасти в умышленные злоупотребления
Работники склонны присваивать активы компании и внутренне оправдывать такие действия, если они считают, что руководство обращается с ними несправедливо, или что их усилия не вознаграждаются должным образом.
Если Вы столкнулись с подобными проблемами, рассмотрите альтернативный вариант — передачу бухгалтерии на аутсорс
Существует перечень признаков, указывающих на то, что время поручить бухгалтерию аутсорсинговой компании:
- Вы, как директор, тратите слишком много времени на бухгалтерские вопросы, и поэтому задерживается достижения основных целей предприятия;
- Присутствует неэффективное распределение обязанностей в офисе;
- Отсутствует запасной план на случай потери штатного бухгалтера по тем или иным причинам;
- Финансовые отчеты Вашего предприятия соответствуют налоговым требованиям и действующему законодательству, однако не несут положительного влияния на управление бизнесом;
- Бизнес расширяется, а прозрачность денежного потока оставляет место для сомнений.
Сотрудничество с аутсорсинговыми бухгалтерскими компаниями предусматривает полное или частичное передачи функций бухгалтерии в любой момент существования предприятия. Она поможет наладить и систематизировать бизнес-процессы работы бухгалтерии, а также поспособствует финансовому развитию Вашей компании в будущем.
Кейс №6
Клиент у которого вся деятельность ведется с арендованного офиса и склада, где интернет продажи составляли лишь 10% от общего оборота, при введении карантина продажи сократились на 50%, так как офис и склад закрыли.
Мы предложили клиенту сделать акцент на интернет продажи, при этом увеличив контроль на всех этапах работы
Для CRM, отслеживание заказов, и контроля звонков использовали программу Битрикс, для докуметообороту и эффективной работы бухгалтерии использовали программу Вовремя, для формирования документов, ведение оперативного и бухгалтерского учета (остатки на складах, касса, банк, взаиморасчеты с покупателями и поставщиками, учет в разрезе проектов, начисление зарплаты, составление отчетности) использовали удаленный сервер
Таким образом, все основные задачи для я ведения бизнеса автоматизировано:
- Учет бизнеса в полном объеме;
- Отслеживание заказов и оплат покупателей;
- Организация звонков (с переключением / подключением на других работников);
- Подписание документов с клиентами (договоры, акты выполненных работ);
- Представление отчетности ООО;
- Коммуникация с рабочими;
- Формирование доставки.
Поэтому все процессы можно виртуализировать, при этом перевод офисных работников на виддаленуроботу сократило часть расходов на аренду офисных помещений, на закупку (поддержку) сетевой инфраструктуры и прочее.
Кейс №7
Как было «до». Торговля происходит в собственной маленькой лавке. Склад находится в магазине, или в отдельном помещении. Заказы поставщикам делают по телефону, или при личной встрече.
Оперативный учет остатков ведется в «серой» 1С, а заказы поставщикам — на бумаге. Отчетность СПД составляет и подает бухгалтер аутсорс.
При закрывании лавки на карантин продажи упали на 100%.
Как стало: магазин закрыт, продажа происходит через группы в Facebook, Viber и / или Telegram.
Заказы поставщикам делаются по электронной почте, по телефону или через интернет-магазин поставщика.
Офисные задачи надо решать:
- Учет остатков товара и своевременное их пополнение;
- Отслеживание оплат покупателей;
- Представление отчетности СПД;
- Коммуникация с рабочими.
Средства для этого используются:
| Программное средство | Функции |
Групы «продаж» в Facebook, Viber, Telegram | Отслеживание заказов |
| Чаты в Telegram та/або Viber | Коммуникация с рабочими |
| Google Docs | Формирование списков доставки и заказов |
| BookKeeper SaaS | Ведение учета (остатки на складах, касса, банк, взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, начисление зарплаты, составление отчетности) Кроме предпринимателя, еще один работник имеет доступ к складских операций базы. Оба работают удаленно |
| Программа представления отчетности Соната | Представление отчетности дистанционно без визита в налоговую. Программа интегрирована с BookKeeper |